BAB II
DESKRIPSI KERJA (JOB DESCRIPTION) ORGANISASI
PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS PASUNDAN
- DESKRIPSI KERJA (JOB DESCRIPTION) KEPALA PERPUSTAKAAN
- Menyusun rencana strategi perpustakaan.
- Menyusun rencana dan program kerja tahunan.
- Menyusun program pengembangan perpustakaan.
- Mengorganisasikan sumber daya dan dana.
- Membimbing dan membina sumber daya manusia.
- Mengoordinasikan penyelenggaraan bidang-bidang yang ada dengan para pimpinan fakultas untuk pengelolaan dan penyelenggaraan perpustakaan.
- Mengoordinasikan pengelolaan dan pengembangan perpustakaan dengan para pustakawan di perpustakaan Pusat dan perpustakaan fakultas untuk pengelolaan dan penyelenggaraan perpustakaan.
- Melakukan monitoring & evaluasi pelaksanaan tugas layanan teknis, layanan pemustaka, pelayanan TIK, pengembangan dan kerja sama, serta administrasi dan kerumahtanggaan.
- Menyusun laporan berkala; bulanan, triwulan, semester, dan tahunan kegiatan perpustakaan.
- Melaporkan segala aktivitas yang diselenggarakan di Perpustakaan Universitas Pasundan kepada Rektor melalui Wakil Rektor I.
- DESKRIPSI KERJA (JOB DESCRIPTION) WAKIL REKTOR I
- Menugaskan Kepala Perpustakaan Universitas Pasundan untuk melaksanakan segala aktivitas Perpustakaan mulai perencanaan, pelaksanaan, monitoring dan evaluasi, serta melaporkan secara berkala sebagai bukti pertanggungjawaban.
- Melakukan koordinasi dengan Warek II dalam hal pengelolaan dan pengembangan Perpustakaan Universitas Pasundan, terutama untuk pengadaan dan pengeloaan koleksi perpustakaan, pengembangan Sarana Prasarana, pengembangan SDM (Sumber Daya Manusia), serta pengadaan dan pembinaan pegawai.
- Wakil Rektor I berkoordinasi dan Wakil Rektor III terkait dengan kebutuhan pemustaka dan segala aktivitas yang berkaitan dengan kemahasiswaan, terutama dalam penyediaan kebutuhan informasi melalui bahan pustaka.
- Wakil Rektor I melaporkan dan mempertanggungjawabkan segala aktivitas yang diselenggarakan dalam pengelolaan dan pengembangan perpustakaan di lingkungan Universitas Pasundan.
- DESKRIPSI KERJA (JOB DESCRIPTION) DEKAN
- Melaksanakan pengadaan perpustakaan di fakultas masing-masing sebagai pusat sumber belajar.
- Menugaskan dan membentuk struktur pengelolaan perpustakaan di fakultas masing-masing.
- Melakukan pengawasan dan menerima laporan kerja sebagai bukti pertanggungjawaban pengelolaan dan pengembangan perpustakaan di fakultas masing-masing.
- Bekerja sama dengan Kepala Perpustakaan Universitas Pasundan untuk berkoordinasi tentang aktivitas pengelolaan dan pengembangan perpustakaan, termasuk penyelanggaraan forum perpustakaan di lingkungan Universitas Pasundan.
- Melaporkan kegiatan pengelolaan dan pengembangan Perpustakaan secara terintegrasi kepada Rektor melalui Warek I.
- DESKRIPSI KERJA (JOB DESCRIPTION) BAGIAN TATA USAHA
- Menyusun program kerja tahunan Bidang Administrasi dan Kerumahtanggaan Perpustakaan.
- Melakukan analisis kegiatan Bidang Administrasi dan Kerumahtanggaan.
- Mengkoordinasikan pelaksanaan tugas-tugas Sub Bidang Administrasi Keuangan, Administrasi Kantor dan Kepegawaian dan Kerumahtanggaan.
- Melakukan evaluasi pelaksanaan tugas-tugas Sub Bidang Keuangan, Administrasi Perkantoran, Kepegawaian, Kerumahtanggaan.
- Melaksanakan kegiatan administrasi umum yang meliputi surat menyurat, kepegawaian, keanggotaan, sarana prasarana, perlengkapan, rumah tangga, perjalanan dinas, pengarsipan, perawatan kendaraan dinas sesuai degan ketentuan
- Menyiapkan surat perintah perjalanan dinas pimpinan.
- Melaksanakan koordinasi administrasi kepegawaian
- Melaksanakan monitoring perencanaan, penggunaan dan pelaporan keuangan untuk kelancaran pelaksanaan tugas;
- Melaksanakan koordinasi pengaturan surat menyurat, pengagendaan, pengendalian ekspedisi dan pengiriman sesuai prosedur dan perintah atasan guna tertib administrasi;
- Melaksanakan koordinasi kegiatan rumah tangga dan pengaturan perlengkapan dinas, sesuai ketentuan yang berlaku guna kelancaran pelaksanaan tugas;
- Melaksanakan koordinasi pemeliharaan barang inventaris milik dinas, kendaraan dinas, dengan menginventarisir dan merawat guna efisiensi
- Melaksanakan koordinasi penyiapan perlengkapan yang diperlukan untuk kepentingan dinas, rapat dinas berdasarkan acara yang telah ditetapkan agar dalam pelaksanaannya dapat berjalan lancar
- Melakukan evaluasi dan monitoring penggunaan keuangan.
- Menyiapkan kebutuhan kegiatan yang bersifat seremonial, baik secara rutin maupun insidental.
- Memberikan laporan rutin kepada Kepala perpustakaan.
- DESKRIPSI KERJA (JOB DESCRIPTION) PUSTAKAWAN
- Menyelenggarakan pengeloaan dan pengembangan perpustakaan di fakultas masing-masing.
- Melakukan Seleksi Bahan Perpustakaan.
- Melakukan Pengadaan Koleksi Bahan Perpustakaan.
- Melakukan Pengatalogan Deskriptif.
- Melakukan Pengatalogan Subjek.
- Melakukan Perawatan Bahan Perpustakaan.
- Melakukan Layanan Sirkulasi.
- Melakukan Layanan Referensi.
- Melakukan Penelusuran Informasi sederhana.
- Melakukan Promosi Perpustakaan.
- Melakukan Kegiatan Literasi Informasi.
- Memanfaatkan Jaringan Internet untuk Layanan Perpustakaan.
- Merancang Tata Ruang dan Perabot Perpustakaan.
- Melakukan Perbaikan Bahan Perpustakaan.
- Membuat Literatur Sekunder.
- Melakukan Penelusuran Informasi Kompleks.
- Melakukan Kajian Perpustakaan.
- Membuat Karya Tulis Ilmiah.
- Melaporkan aktivitas pengelolaan dan pengembangan perpustakaan sebagai pertanggungjawaban kepada Dekan.
- DESKRIPSI KERJA (JOB DESCRIPTION) BAGIAN PELAYANAN TEKNIS
- Menyusun program kerja tahunan Bidang Layanan Teknis
- Menerima bahan pustaka dari bagian pengembangan bahan perpustakaan.
- Verifikasi bahan perpustakaan dengan database yang ada.
- Menentukan deskripsi, tajuk entri, tajuk subjek dan nomor panggil (call number) bahan perpustakaan berdasarkan standar yang ditetapkan
- Menginput data bibliografis bahan pustaka ke dalam sistem otomasi perpustakaan.
- Mengkoordinasikan kegiatan penerimaan koleksi yang sudah diperbaiki dari bagian pemeliharaan untuk kelengkapan atribut koleksi.
- Melaksanakan kegiatan finishing, berupa label, barcode, stempel indentitas koleksi, title tape
- Melaksanakan kegiatan menyampul buku dengan plastik berdasar standar penyampulan.
- Mengkoordinasikan kegiatan pengiriman buku yang sudah selesai di olah.
- Mengkoordinasikan kegiatan pemilihan, pendataan dan perbaikan koleksi yang rusak yang bisa diperbaiki.
- Mengkoordinasikan kegiatan pengubahan status koleksi yang sedang diperbaiki dari tersedia menjadi sedang diperbaiki dan sebaliknya, dari tersedia menjadi rusak, dan dari tersedia menjadi hilang.
- Perbaikan dan penggantian barcode dan label bahan pustaka yang dianggap usang dan rusak.
- Membantu kebutuhan kantor dalam bentuk cetak format/formulir isian , amplop dan yang sejenisnya.
- Mengoordinasikan kegiatan pengiriman kembali koleksi yang sudah diperbaiki ke bagian pengolahan untuk verifikasi data bibliografis.
- Mengoordinasikan kegiatan preservasi dan fumigasi serta penyiangan koleksi bahan pustaka dalam waktu tertentu.
- Mengoordinasikan dan melaksanakan kegiatan stok opname koleksi.
- Menyusun konsep dan menganalisis pengembangan sistem pendataan koleksi dan bibliografis.
- Menyusun laporan kepada Kepala Perpustakaan tentang Pelayanan Teknis.
- DESKRIPSI KERJA (JOB DESCRIPTION) BAGIAN PELAYANAN PEMUSTAKA
- Menyusun program kerja tahunan Bidang Layanan
- Melakukan analisis perkembangan layanan pengguna.
- Mengoordinasikan kegiatan Sub Bidang Layanan Keanggotaan, Sirkulasi & Reselving, serta Referensi dan Multimedia.
- Melakukan monitoring & evaluasi pelaksanaan tugas-tugas Sub Bidang Layanan Keanggotaan, Sirkulasi & Reselving, serta Referensi dan Multimedia.
- Melakukan pendaftaran anggota perpustakaan.
- Melakukan kegiatan entri data anggota perpustakaan.
- Melakukan pengambilan gambar, pencetakan kartu anggota perpustakaan.
- Melakukan registrasi & aktivasi status keanggotaan.
- Mengoordinasikan kegiatan administrasi sumbangan alumni.
- Mengoordinasikan kegiatan administrasi penyerahan tugas akhir mahasiswa
- Melaksanakan kegiatan peminjaman dan pengembalian buku.
- Menjawab saran & masukan dari pengguna baik secara manual maupun elektronik.
- Merekomendasi penggantian buku hilang.
- Memberikan pengesahan bebas pinjam.
- Melakukan kegiatan peminjaman & pengembalian koleksi.
- Melakukan kegiatan administrasi denda & dispensasi Denda.
- Melakukan kegiatan administrasi penggantian buku.
- Mengoordinasikan Pesanan koleksi buku oleh pengguna.
- Menyiapkan data pemanggilan pada peminjam yang terlambat mengembalikan koleksi buku.
- Mengoordinasikan penyiapan dan penyusunan kembali koleksi di rak buku.
- Melakukan koordinasi pendataan buku rusak.
- Menerima dan mengevaluasi pengiriman koleksi buku dari bagian terkait.
- Menyusun laporan bulanan kepada Kepala Perpustakaan tentang Pelayanan Pemustaka.
- DESKRIPSI KERJA (JOB DESCRIPTION) BIDANG PELAYANAN TEKNOLOGI, INFORMASI, DAN KOMUNIKASI
- Menyusun program kerja bidang TI untuk jangka pendek, menengah dan panjang untuk memastikan kesesuaian dengan strategi dan rencana perpustakaan.
- Menganalisa dan mengkaji perkembangan dan tren teknologi informasi.
- Menyusun rencana anggaran bagian TI dan mengontrol penggunaan dari realisasinya.
- Menyusun perencanaan arsitektur TI.
- Melakukan analisis dan kajian kebutuhan sarana informasi institusi dan pengguna
- Mengoordinasikan kegiatan Sub Bidang Perangkat Lunak, Web Content, serta Jaringan dan Perangkat Keras.
- Melakukan evaluasi pelaksanaan tugas-tugas Sub Bidang Perangkat Lunak, WebContent, serta Jaringan dan Perangkat Keras.
- Menyusun laporan bulanan kepada Kepala Perpustakaan.
- Melaksanakan evaluasi system database, jaringan, software dan hardware
- Melaksanakan perbaikan database, jaringan, software dan hardware.
- Melaksanakan kegiatan rutin pengamanan data dalam sistem perpustakaan.
- Mengelola, maintenance, troubleshooting, atas website.
- Bekerjasama dengan Tim TI lain dalam menyampaikan ide, membuat, mengisi content dan menjaga sistem.
- Melaksanakan kegiatan rutin pengamanan data dalam sistem server perpustakaan.
- Memberikan laporan rutin kepada Kepala perpustakaan tentang TIK.